보고는 길지않게 답변은 짧고 자신있게 질문에는 토 달지 않도록 고령군민신문 기자 / kmtoday@naver.com입력 : 2013년 06월 17일
↑↑ 정 규 석 경북 의성군 재무과장
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지방의회에는 공식적으로 업무보고, 예산안 제안 설명, 행정사무감사 수감, 현장확인 등이 있다.
이럴 때 어떻게 보고하고 답변하는 것이 효율적이고 의원들이나 보고자 모두가 만족할 수 있을까?
먼저 보고는 너무 길지 않아야 한다.
장황하고 설명이 많은 보고는 듣는 의원들 입장에서는 고역이다.
생각해보라.
보고하는 사람은 하나이지만 대개 한 위원회에서 보고받는 것은 10여개 실과소이고 그 시간은 한 실과소당 짧아야 20~30분 정도이니 보고가 길면 절대로 집중해서 들을 수가 없다.
보고를 집중해서 듣지 않으면 보고 후 질문이 많아지고 반복해서 설명해야 하는 일이 발생한다.
유인물을 가지고 하는 보고이므로 미리 읽어보고 의원들이 궁금해 할 부분, 꼭 설명이 필요한 부분에 대해서만 보고를 해서 의원들을 집중하게 할 필요가 있다.
다만 간략하게 보고한다고 너무 간략하게 보고하면 성의가 없어 보이므로 보고서 페이지 당 제목별로 2~3개 항목 정도 보고하는 것이 좋다.
두 번째, 보고 시 목소리는 평상시 대화 보다는 조금 높은 목소리로, 말 속도는 조금 빠른 스피드로 보고하는 것이 좋다.
목소리가 크고 스피드가 있으면 저절로 보고서에 집중하게 되며 보고 시간도 절약할 수 있다.
이렇게 보고를 마치면 대개 질의, 응답시간이 있는데 이때에도 주의할 사항이 있다.
먼저, 답변은 자신 있게 해야 한다.
자신 없는 답변은 의원들로 하여금 보고에 의심이 들게 하며 보고자의 자질을 의심받게 한다.
그러니 자신 있게 대답하고 가부를 분명하게 하라.
그러기 위해서 선행되어야 하는 일이 업무에 대한 지식이다.
업무내용을 몰라서는 절대로 자신 있는 대답을 할 수 없으며 가부를 결정할 수 없다.
그러니 보고 전에 최소한 세 번 정도는 미리 읽어보고, 예상 질문에 대비하여 답변할 수 있도록 준비해야 한다.
설령 의회에서 한 답변이 착오를 일으켜, 또는 정확하게 몰라서 틀린 답변을 했다면 바로 개인적으로 해당 위원장과 의원에게 사실을 말하여야 한다.
두 번째는 의원들의 질문이나 의견제시에 쓸데없는 토를 달지 않는 일이다.
의원들은 업무에 대한 지식이 공무원 보다 부족한 것이 사실이지만 나름대로 열심히 연구하고 준비해서 질문을 하고 개선방안을 제시한다.
또 의원들의 말은 지역주민들을 대신한 질문이고 요구라고 보면 설사 그 질문이, 또는 개선요구사항이 불합리하거나 법규에 저촉되는 경우라 하더라도 일단 수긍한 후 그 이유를 설명해야지, 질의가 끝나자마자 바로 부정적인 답변을 하거나 그런 질문을 하느냐는 식의 답변은 질문하는 의원의 기분을 상하게 하는 행위로 절대로 하지 말아야할 행동이다.
입장을 바꿔서 생각해보면 내가 답변한 것에 대해서 의원들이 바로 무시하고 그런 답변을 하느냐는 식으로 몰고 간다면 보고자의 기분이 어떻겠는가?
아무리 하찮은 질문이나 말이라도 절대로 무시하거나 부정적으로 받아들이지 말라.
그분들로서는 최선을 다한 질문이고 의견일 수가 있다.
그러니 질문 시에는 우선 그 질문에 대해 고맙게 생각하고 긍정적으로 받아들인 뒤 그러나 이런 저런 이유 때문에 어렵다고 답변해야 한다.
세 번째, 너무 장황한 답변은 금물이다.
물론 긴 설명이 필요한 경우도 있겠지만 긴 답변을 짧게 요약해서 설명할 수 있어야 한다.
질문은 5분을 넘기지 않는데 답변을 그 배로 한다면 결코 제대로 된 대응이라고 할 수없다.
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입력 : 2013년 06월 17일
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